“当同事们聊去哪里聚餐的时候,你是否在做PPT?”
“当刘畊宏跳本草纲目的时候,你是否还在做PPT?”
“当甜心教主说爱你的时候,你是否还在做PPT?”
职场PPT更多是对文字内容的处理, 只要熟练掌握好文字相关的操作,就能大幅提升效率。
本文就送你10个高频 PPT文字处理技巧,敬请enjoy~
为了方便你记忆掌握,我把这10个技巧分为 基础、进阶和高阶三个层级,不同层级对应提升效率的程度逐渐增加。
所以,答应我,一定要看完哟:
01
基础篇:基本操作
如何复制粘贴内容?
看到这个,你可能会笑, Ctrl C Ctrl V谁不会呀, 这可是基操中的基操。
但是 复制粘贴,你真的会么?
你是否遇到过这种情况, 从word里拷贝的内容,如何直接粘贴到PPT里,字体就悄咪咪地变了,还得重新调整字体,浪费时间。
该怎么提高效率呢?
其实PPT粘贴文字也有讲究,如果你想粘贴文字时确保字体和PPT现有字体一致,需要这么操作:
先全选要更换的文字内容,然后鼠标右键,选择“只保留文本”粘贴方式~
这样不管你的拷贝内容是什么字体,粘贴到PPT里,都是按照文本框里现有的字体样式。
如何快速调整字号?
如果我们想调整主标题和小标题的字号,让主标题字号大一些,小标题字号小一些, 你会不会这么做呢?
先选中主标题,点击字号调整按钮增加字号;
再选中小标题,点击字号调整按钮减小字号。
这样操作鼠标上下要来回移动很多次,非常费事。
该怎么提高效率呢?
你可以使用字号调整快捷键快速调整字号:
Ctrl+shift+> 增大字号
Ctrl+shift+< 减小字号
这样选中文本就可以直接调整字号,避免了 来回鼠标移动的麻烦。
当调整字号的内容比较多时,这招特别节约时间,而且当你旁边有女同事的时候, 看起来也很厉害~
如何快速修改内容?
做完PPT,发现有一个词错了,例如下面案例中的“诱导” ,我们想改成“引导”。
麻烦的是,这个词在很多页都有。
该怎么办呢?一页一页去找到这个词再修改么?
该怎么提高效率呢?
我们可以用快捷键:Ctrl+F 在搜索框里输入这个词,再输入想替换的词,点击全部替换,就可以完成整个PPT中的修改,是不是很方便?
02
进阶篇:进阶操作
如何快速修改字体?
辛苦做好的PPT,领导突然说他从小就喜欢宋体字,怎么办?
一页一页换?那不得换到退休?
该怎么提高效率呢?
你可以用PPT自带的替换字体功能,在“开始”选项卡的“编辑 ”栏,选择“替换-文字替换” ,选中原字体和需要替换的字体,点击替换后,就可以完成整套PPT字体的替换。
如何高效使用格式刷?
但替换字体有个问题:它不能调整字号大小和颜色,例如我们想统一这页小标题的字号和颜色,该怎么办呢?
我们都知道可以用格式刷,但很多人都是点一次格式刷刷一次,这样要来来回回要点击四次格式刷,浪费的时间加起来可以绕地球一圈:
该怎么提高效率呢?
其实,你可以在需要复制样式的标题处双击格式刷按钮,然后依次点选需要调整的标题:
附赠小技巧:
现在我们知道了领导从小就喜欢的字体,下次在开始制作PPT的时候,可以在“设计-变体-文字”里设置好中英文字体。
这样新输入的文字就是设置的默认字体了,不用再反复修改。
如何全局修改字体?
PPT自带的替换字体功能虽然好用,但还有个问题:
它一次只能替换一种字体,如果一份PPT像下面这样,有N多种字体要修改,就得操作 很多次。。。
该怎么提高效率呢?
能不能一次修改全部字体呢?当然可以,我们要借助插件的power:
用iSlide插件的 “统一字体”功能,可以快速统一中文和英文字体,很高科技有没有?
03
高阶篇:高阶操作
如何快速拆分大段文字?
我们经常要从word里拷贝大段文字到PPT,再把大段文字拆分成几个小段落。
相信很多人和我以前一样,会复制很多个文本框,再删除多余的文字。
这样不仅麻烦,还容易把自己弄懵:
该怎么提高效率呢?
我们可以用另一款PPT神器:OK插件的“段落拆分”功能。
选中要拆分的段落,点击“段落拆分”:
一个大文本框就根据段落数量拆分为多个文本框了,是不是很感动?
如何提高文字排版效率?
拆分好段落,把它们像下面这样排个版,你会怎么做呢?
先做好一个矩形,加上标题和内容,然后用同样的方法再做一个?
该怎么提高效率呢?
这样太麻烦了。你可以先做好一个“内容单元”:
选中所有元素,用快捷键:Ctrl+G组合起来,我们就得到了一个 “内容单元”;
然后我们根据需要复制多个,再做好排版。
接下来,只要把新的文字内容复制到这些内容单元里就好了,是不是很方便?
回顾一下,通过三个层级的10个技巧, 我们大幅提升了PPT的操作效率:
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